SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

PENGERTIAN

Siklus buku besar dan pelaporan terdiri atas kegiatan pengolahan data yang berkaitan dengan proses pemutakhiran (updating) rekening-rekening buku besar dan pembuatan laporan yg merupakan ikhtisar  hasil operasi perusahaan.

Siklus ini berinteraksi dengan siklus lain dan berbagai pihak, baik eksternal maupun internal.

Siklus ini menerima berbagai informasi dari sumber lain :

         Informasi mengenai transaksi regular (siklus pendapatan, pengeluaran, sistem produksi, akuntansi biaya, dan sistem persediaan).

    Bagian keuangan yaitu transaksi pendanaan dan investasi

    Departemen anggaran (berupa data anggaran)

    Kepala departemen keuangan (berupa transaksi penyesuaian)

Tujuan sistem buku besar :

a.  Untuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat dan akurat b.  Untuk memposting pada rekening yang tepat

c.   Untuk menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debit dan kredit d.  Mengakomodai kebutuhan pembuatan jurnal penyesuian

e.  Untuk menyediakan laporan keuangan yang tepat

AKTIVITAS BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Empat aktivitas dasar yang dilakukan dalam sistem buku besar dan pelaporan menunjukkan sistem online umum yang digunakan untuk melakukan aktivitas-aktivitas tersebut. Dari empat aktivitas tersebut tiga diantara aktivitas pertamanya yakni menyajikan langkah-langkah dasar dalam siklus akuntansi, yang menghasilkan produksi rangkaian laporan keuangan tradisional. Aktivitas menunjukkan bahwa, sebagai tambahan dari laporan keuangan untuk pemakai eksternal, SIA menghasilkan laporan untuk pihak manajemen internal juga. Selanjutnya setiap aktivitas ini akan dipelajari secara lebih terinci.

A.    PERBARUI BUKU BESAR

Aktivitas pertama dalam sistem buku besar adalah memperbarui buku besar. Aktivitas memperbarui terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber :

1.      Subsistem Akuntansi.

Setiap subsistem akuntansi yang membuat ayat jurnal untuk memperbarui buku besar. Secara teori, buku besar dapat diperbarui setiap saat tiap terjadinya transaksi. Akan tetapi praktiknya, berbagai subsistem akuntansi biasanya memperbarui buku besar dengan membuat ayat jurnal ringkasan yang menyajikan hasil dari semua transaksi yang terjadi selama suatu periode waktu tertentu. Contohnya,subsistem siklus pendapatan akan menghasilkan  ayat  jurnal  ringkasan  yang  mendebit piutang  usaha  dan  kas  serta mengkredit penjualan untuk semua penjualan yang dilakukan selama periode pembaruan.

2.      Bendahara.

Bagian bendahara membuat ayat jurnal satu per satu untuk memperbarui buku besar atas transaksi nonrutin seperti penerbitan atau pengeluaran utang, pembelian atau penjualan

saham investasi, atau perolehan saham perbendaharaan.

B.     MEMASUKKAN AYAT JURNAL PENYESUAIAN

Aktivitas   kedua   dalam   sistem   buku   besar   adalah   memasukkan   berbagai   ayat jurnal penyesuaian (AJP). AJP berasal dari kantor kontroler, setelah neraca saldo dibuat.

Neraca Saldo

adalah Laporan yang mencantumkan saldo-saldo dari semua akun buku besar. Namanya mencerminkan kenyataan bahwa apabila semua aktivitas dicatat dengan benar, maka

total saldo debit dalam berbagai akun, harus sama dengan total saldo kredit. AJP terbagi

dalam lima kategori dasar :

1.       Akrual

mencerminkan  jurnal  yang  dibuat  pada  akhir  periode  akuntansi  untuk mencerminkan berbagai kegiatan yang terjadi tetapi kas belum diterima atau dikeluarkan.

Contohnya : pencatatan pendapatan bunga yang di dapat dan utang gaji.

2.       Pembayaran di muka

mencerminakan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk mencerminkan pertukaran kas sebelum kinerja kegiatan terkait. Contohnya : sewa, bunga, asuransi.

3.       Perkiraan

mewakili jurnal yang mencerminkan sebagian dari biaya yang terjadi selama beberapa periode akuntansi. Contohnya : meliputi beban depresiasi atau penyusutan dan beban

piutang tak tertagih.

4.       Penilaian ulang

jurnal yang dibuat untuk mencerminkan perbedaan nilai yang sesungguhnya dengan yang dicatat atas suatu aset atau perubahan dalam prinsip akuntansi.Contohnya : perubahan metode yang digunakan untuk menilai persediaan, mengurangi nilai persediaan untuk mencerminkan  umur  atau  menyesuaikan  catatan  perdiaan  untuk mencerminkan  hasil yang di dapat selama perhitungan fisik persediaan.

5.       Perbaikan

mewakili  jurnal  yang  dibuat  untuk  meniadakan  pengaruh  kesalahan  yang  ditemukan dalam buku besar.

C.      BUAT LAPORAN KEUANGAN

Aktivitas ketiga dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah membuat laporan-laporan keuangan. Laporan laba-rugi dibuat pertama, dengan menggunakan data dari saldo akun.

Pertama membuat laporan laba rugi yang menggunakan data dari saldo akun pendapatan biaya

Kedua

1.  Penggunaan  label  file  internal  dan  eksternal  untuk  melindungi  buku  besar  yang terakhir dari kerusakan tanpe disengaja.

2.  Melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin. Paling tidak dua salinan cadangan  buku  besar  harus  ada.  Satu  salinan  disimpan  diluar  lokasi  perusahaan untuk memberi perlindungan dari bencana besar seperti kebakaran atau gempa bumi.

D.     MEMBUAT LAPORAN MANAJERIAL

Aktivitas terakhir dalam sistem buku besar dan pelaporan menghasilkan berbagai laporan manajerial.

Apakah dua kategori utama dari laporan manajerial itu

1.      Laporan pengendali buku besar

2.      Anggaran

Apakah contohnya dari laporan pengendalian itu ?

Daftar  voucher jurnal berdasarkan urutan nomor, nomor akun, atau tanggal.

Daftar saldo akun buku besar.

Laporan tersebut digunakan untuk memverifikasi akurasi proses memasukkannya buku besar.

Apakah contohnya anggaran itu ?

Anggaran operasional (memperlihatkan pendataan dan pengeluaran yg direncanakan untuk setiap organisasi)

Anggaran pengeluaran  modal (masuk dan keluarnya kas proyek

Ancaman dan Pengendalian dalam sistem Buku Besar dan Pelaporan

Ancaman 1:

Kesalahan dalam Memperbarui Buku Besar

Kesalahan yang dibuat sewaktu memperbarui buku besar dapat mengarah pada pembuatan keputusan yang tidak benar berdasarkan informasi salah yang terdapat dalam laporan kinerja keuangan.

Prosedur pengendalian untuk menangani ancaman ini terbagi dalam tiga kategori:

-        Pengendalian edit input dan pemrosesan

-        Laporan rekonsiliasi dan pengendalian

-        Pemeliharaan jejak audit yang mencukupi;

Pengendalian 1 :

Edit Input dan Pemrosesan

Ada dua sumber ayat jurnal untuk memperbarui buku besar:

-        Ayat jurnal ringkasan dari siklus SIA

-        Ayat jurnal yang secara langsung dibuat oleh bendahara atau kontroler.

Laporan rekonsiliasi dan pengendalian dapat mendeteksi apabila kesalahan dibuat selama proses pembaruan buku besar. Termasuk contoh : Pembuatan neraca saldo

Membandingkan saldo rekening pengendali buku besar dengan saldo total buku pembantu yang terkait.

Jejak audit adalah memperlihatkan jejak sebuah transaksi di sepanjang sistem akuntansi. Jejak

audit khusunya memfasilitasi tugas-tugas berikut ini :

Menelusuri transaksi apa pun dari dokumen sumber aslinya hingga ke buku besar, dan ke laporan apapun atau dokumen lainnya yang menggunakan data itu.

Ancaman 2:  Akses Tanpa otorisasi ke Buku Besar

Beberapa pengendalian terhadap ancaman ini adalah : ID dan pasword pemakai

Hanya membaca akses ke buku besar

Sistem tersebut harus memeriksa keberadaan kodeotorisasi yang valid untuk setiap catatan voucher jurnal sebelum memasukkan transaksi tersebut ke buku besar.

Ancaman 3:  Kehilangan atau Kerusakan Data Buku Besar

Menyediakan  cadangan  dan  prosedur  pemulihan  dari  bencana,   yang  memadai  untuk melindungi aset ini.

Pengendalian cadangan mencakup hal-hal berikut ini:

Penggunaan label file internal dan eksternal

Melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin

Author : Unknown

Share this

Related Posts